O trabalho da assessora começa quando o evento ainda é um sonho. Participa, colabora, dá sugestões, indicações, planeja, organiza e executa. Cuida de tudo para o anfitrião aproveitar a festa e seus convidados.
Cerimonial é um conjunto de normas estabelecidas com a finalidade de ordenar corretamente o desenvolvimento de qualquer ato solene ou comemoração que necessite de formalização.
Assessoria significa apoio, suporte, estar ao lado dos idealizadores do evento atendendo suas solicitações e ajudando nas suas escolhas.
Uma Assessoria Completa envolve desde a concepção do evento até a sua realização. Baseada nas informações passadas pelo cliente, a assessora poderá auxiliá-los na elaboração do projeto de todo o evento, e fazer diversas sugestões, indicações e pesquisas de mercado, que atendam às suas necessidades. Nossa acessória completa se divide nas seguintes etapas:
1ª) Antes do evento:.
- Assessorar o cliente na concepção da idéia;
- Definição do local;
- Definição dos serviços;
- Tema do Evento;
- Contato com fornecedores para orçamento de aquisição e/ou locação de materiais e serviços;
- Agendar e acompanhar o cliente nas visitas e reuniões com profissionais, para conhecer e escolher os produtos e serviços;
- Contratação dos profissionais
- Planejamento do evento
- Elaborar planilha de previsão de gastos;
- Check-list das atividades;
- Check-list de documentações e licenças exigidas para execução do evento;
- Identificação dos Recursos;
- Definição dos profissionais a serem contratados;
- Análise dos contratos junto ao CONTRATANTE;
- Elaborar Ficha técnica do evento;
- Montar cronograma do evento;
- Elaboração de Protocolo;
- Contratação do profissionais escolhidos;
- Confirmação de todos os serviços contratados;
- Envio de Feedback
2ª) Na semana do evento:
- Reunião com o cliente para alinhar últimos detalhes do evento;
- Repassar o protocolo e identificar as pessoas envolvidas, e realizar treinamento, se necessário;
- Vistoria no local;
- Check-list com fornecedores e CONTRATANTE;
- Verificação de pendências no local.
3ª) No dia do Evento:
- Acompanhamento da montagem do evento, supervisionando os serviços contratados, observando o cumprimento das cláusulas dos contratos.
- Checagem das quantidades de bebidas e alimentação
- Organização do local.
- Administrar Limpeza e Organização do mobiliário.
- Administração de contratempos - Resolução de emergências e imprevistos: Caso haja algum contratempo ou falha de algum profissional contratado, estar a posto para contatar os responsáveis e solucionar a situação com discrição e fazendo o possível para não incomodar ou causar algum inconveniente ao cliente. - Contagem na chegada dos Produtos e Materiais contratados.
4ª) No Evento:
- Supervisão dos serviços contratados;
- Assessoria ao CONTRATANTE e convidados;
- Execução do Protocolo;
- Recepção;
- Entrega de brindes e/ou lembranças;
- Contagem dos Produtos e Materiais utilizados no final do evento.
- Acompanhamento até o último minuto da festa encerrando as atividades na entrega do espaço;
5ª) Pós Evento:
- Entrega dos produtos locados;
- Acompanhamento da desmontagem do evento;
- Acompanhamento de entrega de fotos e vídeos
- Atividade relevantes ao Pagamento dos serviços contratados;
- Relatório final;
Você pode optar em contratar a chamada Assessoria Parcial ou de véspera, onde a assessoria passa a cuidar do evento na véspera do mesmo, dando seguimento a organização já realizada pelo cliente. A assessoria assume as rédeas do evento na véspera e acompanha até o seu final. No dia do evento a assessora é a responsável por todos os detalhes, assegurando e proporcionando tranqüilidade aos clientes e convidados, cuidando do seu grande dia a fim de que ele ocorra com a perfeição que você tanto sonhou e planejou. Esse trabalho consiste em reuniões com os idealizadores do evento e com os profissionais contratados para que todos estejam em perfeita sintonia e entrosamento.
No dia 11/10 estivemos presentes na festa de lançamento da Space Balneário Camboriú. Eleita 10 vezes como o melhor club do mundo, a Space vai desembarcar no Brasil, será a primeira franquia nas américas e a terceira no mundo.
